Selbstständig als Weddingplaner – was müsst ihr beachten?

Eine Hochzeit zu organisieren, bedeutet viel Stress – das Brautpaar muss die Traumlocation finden, Eintrittskarten verschicken, das Catering zusammenstellen und jede noch so winzige Kleinigkeit bis ins Detail planen. Da ist es nicht verwunderlich, dass sich immer mehr Paare für einen Weddingplaner entscheiden, um die Last der Aufgaben an eine kompetente und erfahrene Person abzugeben. Das heißt allerdings auch, dass der Hochzeitsplaner in der Verantwortung steht, alle Hoffnungen und Wünsche der Brautpaare richtig umzusetzen. Wenn ihr euch also für diesen Beruf entscheidet, müsst ihr nicht nur Formalitäten bewältigen, sondern ebenfalls Einiges beachten, damit die Hochzeit eurer Kunden wirklich deren schönster Tag im Leben wird.

Die Ausbildung zur Hochzeitsplanerin

Der Beruf des Weddingplaners ist in Deutschland nicht geschützt. Das bedeutet, dass jede/r von euch als Hochzeitsplaner/in arbeiten kann. Allerdings sind Vorkenntnisse in BWL und/oder Eventmanagement von Vorteil, da ihr nicht nur wissen müsst, wie ihr eine Hochzeit plant, sondern ebenfalls, wie ihr alle anfallenden Kosten richtig abrechnet. Mit diesen (Ausbildungs-)Berufen könnt ihr einen guten Grundstein für eure Tätigkeit als Weddingplaner legen:

• Veranstaltungskauffrau
• Eventmanagerin
• Betriebswirtin
• Ausbildung in der Gastronomie oder Hotellerie

Heutzutage ist es sehr wichtig, einen Nachweis über erlangte Qualifikationen vorweisen zu können. Daher empfiehlt es sich, eine entsprechende Weiterbildung zu machen. Die Industrie- und Handelskammer (IHK) bietet zum Beispiel eine weiterführende Ausbildung zur Eventmanagerin-Hochzeit, Hochzeitsplanerin oder auch zur Traurednerin an. Diese Kurse sind zwar mit relativ hohen Kosten verbunden, werden euch aber definitiv dabei helfen, die Grundlagen in folgenden Bereichen zu erlernen:

• Existenzgründung
• Marketing
• Hochzeitsorganisation
• Hochzeitsbranche

Gleichzeitig sorgen sie für ein höheres Vertrauen. Viele Brautpaare fühlen sich besser betreut, wenn sie wissen, dass ihr eine entsprechende Qualifikation vorweisen könnt. Informiert euch am besten auf der Webseite der IHK, denn bei den Weiterbildungen gibt es manchmal Unterschiede in den einzelnen Bundesländern.

Diese Eigenschaften solltet ihr mitbringen

Wie bereits erwähnt, benötigt ihr als Hochzeitsplaner kaufmännische Grundkenntnisse. Schließlich müsst ihr eure Kundendaten verwalten, Zahlungs- Ein und –ausgänge beaufsichtigen, die Buchhaltung adäquat erledigen und Rechnungen schreiben. Gerade der letzte Punkt stellt für viele Jungunternehmer ein großes Problem dar. Bei Rechnungen und Aufträgen darf euch nämlich kein Fehler passieren, sonst könnt ihr Probleme mit dem Finanzamt bekommen. Hilfreich kann ein Rechnungsprogramm sein, welches euch den Großteil der Aufgaben abnimmt und euch sicher durch die Rechnungserstellung führt. Allerdings gibt es auf dem Markt ein sehr großes Angebot verschiedener Hersteller, welche Software ist also die Richtige für euch? Empfehlenswert sind Software-Ratgeber wie dieser. Darin erhaltet ihr alle relevanten Informationen über die Funktionen eines Rechnungsprogramms.

Selbstverständlich braucht ihr als Hochzeitsplaner mehr als nur kaufmännische Grundkenntnisse. Vor allem benötigt ihr starke Nerven. Wenn ihr selbst bereits geheiratet habt, dann wisst ihr bestimmt, wie schnell sich die Meinungen oder Wünsche eines Brautpaares wieder ändern können. Das bedeutet dann viel Flexibilität und Geduld. Ihr solltet nicht ungeduldig oder ärgerlich werden, sonst fühlen sich eure Kunden nicht professionell beraten und könnten zur Konkurrenz wechseln. Weiterhin solltet ihr ein wahres Organisationstalent sein, schließlich müsst ihr mehrere Aufgaben parallel und unter Zeitdruck erfüllen. Welche Eigenschaften müsst ihr sonst noch mitbringen?

• Einfühlungsvermögen
• Belastbarkeit
• Menschenkenntnis

Aufgaben eines Weddingplaners

Euer Aufgabenfeld als Hochzeitsplaner ist ebenso vielfältig wie umfangreich. Denn im Grunde genommen seid ihr für alle Teilbereiche einer Hochzeit zuständig. Dazu zählt unter anderem die Auswahl:

• der Kleidung
• der Location
• des Caterings
• der Showacts

Um gute Ergebnisse erzielen zu können, ist es daher unabdingbar, dass ihr euch frühzeitig ein großes Netzwerk aufbaut. Denn ihr müsst euren Kunden von Anfang an ein großes Spektrum an Auswahlmöglichkeiten in allen Bereichen bieten können. Das bedeutet, dass ihr verschiedene Caterer, Bekleidungsgeschäfte, Locations und natürlich Künstler wie Musiker, Fotografen oder Grafiker in eurem Portfolie haben müsst.

Formale Startvoraussetzungen

Wenn ihr überlegt, euch als Hochzeitsplanerin selbstständig zu machen, müsst ihr zunächst für die richtigen Startvoraussetzungen sorgen. Beginnt damit, einen Businessplan zu erstellen. Darin formuliert ihr eure Geschäftsidee sowie das weitere Vorgehen und die Finanzierung bis ins Detail aus. Ihr werdet sehen, dass ihr schnell potenzielle Schwachstellen erkennt. Ein Businessplan ist hilfreich, wenn ihr am Anfang nicht über das notwendige Startkapital verfügt und daher externe Geldgeber von euch und eurer Idee überzeugen müsst. Im Rahmen des Businessplans führt ihr außerdem eine Marktanalyse durch:

• Wie viele Brautpaare haben in eurer Region bereits geheiratet?
• Wie sehen die Prognosen für die kommenden Jahre aus?
• Wie hoch ist die bestehende Konkurrenz?
• Gibt es ausreichend Geschäftspartner in der Region?

Diese Fragen solltet ihr zu eurer Zufriedenheit beantworten können. Denn eure Qualifikationen können noch so gut sein, wenn das Umfeld nicht stimmt, werden ihr langfristig nicht erfolgreich sein.

Ist euer Plan für die Selbstständigkeit ausgereift, dann beginnt der lange Weg der Formalitäten. Zunächst müsst ihr ein Gewerbe beim Gewerbeamt anmelden. Das ist notwendig, weil ihr kostenpflichtige Dienstleistungen anbietet. Im Rahmen dessen werden natürlich auch Gewerbesteuern fällig. Wie hoch diese ausfallen und was ihr über das Thema wissen müsst, erfahrt ihr hier. Im Normalfall werden alle relevanten Informationen gleichzeitig an weitere Ämter geschickt. Ihr solltet euch darauf allerdings nicht verlassen und im Anschluss das Finanzamt aufsuchen, um euch einerseits anzumelden und andererseits eure Steuernummer zu erhalten. Bedenkt außerdem, dass ihr nicht mehr automatisch pflichtversichert seid, sobald ihr in die Selbstständigkeit geht. Je nach Höhe eures Einkommens werdet ihr euch wahrscheinlich privat versichern müssen. Die Beitragshöhe wird immer anhand eurer Einnahmen berechnet.

Der Beruf des Hochzeitsplaners

Ihr seht, als Weddingplaner habt ihr euch für einen anstrengenden Job entschieden. Wenn ihr nicht über ausreichend Einfühlungsvermögen, Geduld und Flexibilität verfügt, dann wird es euch schwer fallen, den Beruf richtig auszuführen. Überlegt euch daher genau, ob die Wahl wirklich die Richtige für euch ist. Erlangt im Vorfeld unbedingt ausreichend Vorkenntnisse. Denn viele Laien ohne umfassendes Know-How scheitern oftmals innerhalb der ersten drei Jahre. Um das zu vermeiden, lohnt sich ein Besuch bei einem Gründertreffen. Die finden in so ziemlich jeder größeren Stadt statt. Dort könnt ihr euch mit anderen Jungunternehmern sowie mit alten Hasen austauschen und euch wichtige Tipps holen. Wenn ihr euch aber sicher seid, dass ihr den Schritt in die Selbstständigkeit wagen wollt, alle Behördengänge überstanden habt und euch auf dem Markt etabliert habt – spätestens wenn ihr die leuchtenden Augen des Brautpaares seht, wisst ihr, dass ihr alles richtig gemacht habt.